上司 メール

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上司へのメールの書き出しは?例文や返信マナーを紹介!

読了までの目安時間:約 8分

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今の時代、上司に連絡を取る場合にメールでということも多いと思います。

 

確実に連絡したという証拠が残るという点では利点でありますし、多くの情報を伝えたい場合にはメールの方が優れています。

 

しかし、メールは書いた文章が半永久的に残ってしまい、失礼なことをしてしまうとずっと残ってしまうので注意が必要です。

 

今回の記事では特に悩みやすいメールの書き出しや、様々な返信のマナーを紹介します。

 

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上司へのメールの書き出しはどうする?お疲れ様でいいの?

メールは書き始めたらスラスラ書ける場合も多いのですが、書き始めの最初の一歩が一番気が乗らず難しかったりするものです。

 

まず書き初めですが、メールの場合にはいわゆる「誤爆」と呼ばれるアドレス間違いといったケースもあるので、書き始めに必ず先方の名前をつけるようにしましょう。

 

「〇〇様」、「〇〇さん」、「〇〇部長」などのように書き始め、その後すぐに改行して本文に移ります。

 

本文の書き始めにすぐに本題の話を始めるという方もいるようですが、まずは「お疲れ様です」「お世話になっております」などの軽い挨拶から始め、「〇〇です」と名乗ります。

 

ここで、「お疲れ様」と上司に送ることは失礼にあたるのではないかと気になりますよね。

 

一般的には「お疲れ様」は目上の方に使っても問題ないと認識されているようです。

 

絶対に目上の方に使ってはいけないのが「ご苦労様」で、これは目上の方が部下に使って言う言葉ですので失礼にあたります。

 

しかし、一部では「お疲れ様」も上司に使うのはよくないという意見もあるようです。

 

「お疲れ様」という言葉はそもそも疲れた相手を気遣って言うものですので、部下がわざわざ目上のものをねぎらうのは失礼にあたるという意見です。

 

これはタレントのタモリさんがテレビ番組「ヨルタモリ」で、お疲れ様という言葉の本来の意味を考えると上司に使うのは間違っているのでは?「君は上司をねぎらうことができるほどの人間なのか」と疑問提起したのが発端となっているようです。

 

そのため、本来「お疲れ様」を使っても問題ないはずなのですが、人によってはこのタモリさんの意見に賛同し失礼と考える方もいるようです。

 

ですので、もし万が一にも怒られる可能性を避けたいのならば「お疲れ様」を使わず「お世話になっております」を使うといいでしょう。

 

また、「お忙しいところ失礼します」などの文言を代わりに使えば言外の意味で相手の疲れを労っていることが伝わるので使ってみてもいいでしょう。

 

社外の方にメールを出す場合には「お疲れ様です」を使うことはほとんどないので気をつけましょう。

 

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久しぶりに連絡をする上司の場合は?休みの日の場合は?

 

別の部署の上司の方とメールでやり取りする場合は、日頃顔を合わせているわけではないのでメールを送るときには悩みます。

 

このようなときの書き始めは「ご無沙汰しております」などの言葉から始め「〇〇部署の〇〇です」という様に自己紹介をつなげます。

 

あまりにも久しぶりで相手が自分を覚えているかどうか不安な場合には「先日は〇〇の件でお世話になりありがとうございました」などのように、相手に少しでも自分を思い出してもらえるようにしましょう。

 

ちなみに、あった事の無い目上の方に初めてメールを送る場合には「初めまして、〇〇部署の〇〇です」などのように自己紹介するのに加えて、「突然のメールで失礼いたします」などのように断りの文句を入れておくとより丁寧に受取ってもらえます。

 

また、上司が休みの日に急にメールを送らねばならないときもあるかもしれません。

 

そのようなときには「お休みのところ大変申し訳ありません」という書き出しで始めます。

 

人によっては休日のときもメールチェックは欠かさず働くことに抵抗が無い方もいますが、中には休みの日は完璧にオフの日とし、ほんの少しでも仕事をすることを良しとしない人もいます。

 

ほとんどの方が休みの日はゆっくり楽しく過ごしたいと思っているのと同じように、上司もできるだけ仕事から離れて休みを取りたいと思っているかもしれません。

 

ですので、休みの日にメールを送るのはよくないことだという認識を持ちましょう。

 

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上司に対して返信する場合には?

 

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上司からメールが来る場合は何かを依頼するメールや質問するメールであることがほとんどだと思います。

 

「〇〇をやってくれないか」というメールの場合には引き受ける場合には「承知しました」や「かしこまりました」を使います。

 

「了解しました」は目上の方に使う言葉ではないので気をつけましょう。

 

また、引き受けられない場合には「申し訳ありませんが」「恐れ入りますが」という言葉から始め、なぜ引き受ける事ができないのかを説明します。

 

また、常に遠回しに断るメールですとそれはそれで失礼ですので、「恐れ入りますが、〇〇のため□□を引き受ける事ができません」というようにしっかりと断るようにしましょう。

 

 

いかがだったでしょうか?

 

普段敬語だと思って何気なく使っている言葉でも意外にNGだったりします。

 

上司にメールに対しての言葉使いでやメールの送り方で見る目や評価なども変わってきます。

 

サラリーマンとしてはしっかりとマナーを身につけたいものです。

 

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